Eventplanerarens guide till att beställa mat

När du blivit tilldelad rollen som eventplanerare och det är dags att bestämma meny är det viktigt att noggrant överväga vilken mat och dryck som ska serveras. För när det kommer till gästernas trevnad av ett event så är mat och dryck ofta minst lika viktigt som eventets syfte.

Med nedanstående 9 steg för att bestämma meny som eventplanerare kan du se till att eventet blir en trevlig tillställning för samtliga deltagare, samt att eventplanering blir både snabb och smidig.

1. Ta reda på gästprofilen

Vad är det för gäster som kommer närvara på eventet? Är det en seriös tillställning där gästerna bär frack och kavaj? Eller ett mer alldagligt event, till exempel en intern firmafest? När du ska planera ett evenemang bör du tänka på följande:

• Gästernas professionella nivå
• Hur ofta gästerna deltar i liknande event
• I vilka områden gästerna bor
• Den etniska bakgrunden för gästerna

2. Ta reda på gästernas preferenser

Genom att du tagit reda på den dominerande gästprofilen är du som eventplanerare bättre förberedd att börja överväga hur menyn bör utformas. Följande är några tips som kan hjälpa dig på vägen med att välja meny:

• Äldre gäster föredrar i många fall en mildare meny
• Hälsomedvetna gäster kan föredra fisk, skaldjur och vegetariska rätter
• Yngre och medelålders gäster kan föredra mer unik och äventyrlig mat

Idéen här är att överväga för typ av mat du tror dina kommer njuta av mest baserat på vad för typ av event du planerar.

3. Planera för flera menyalternativ

Medan du gör ditt bästa för att förutse gästernas preferenser så kommer du aldrig att kunna behaga dem alla med endast en rätt. Som eventplanerare bör du alltid planerar för att servera flera olika rätter eller menyalternativ för att garantera att alla gästerna har något gott att äta. Här är några generella riktlinjer vi rekommenderar att följa:

• Erbjud minst två alternativ för varje rätt (tre är ännu bättre)
• Erbjud tre eller fler salladsdressingar för salladen
• Servera tillbehör vid sidan

4. Räkna med speciella behov

Idag finns det fler dieter och specialbehov än någonsin. Innan du sätter igång med att planera eventet är det viktigt för dig som eventplanerare att ta reda på om det finns någon gäst med speciella behov. Detta behöver göras i god tid för att ett menyalternativ ska hinna ordnas med. Speciella dietbehov kan inkludera:

• Matallergier (laktosintolerans, nötallergier, etc.)
• Matintoleranser (glutenintolerans)
• Religiösa restriktioner (kosher)
• Andra dietrestriktioner (vegetarisk eller vegansk kost)

5. Välj en meny baserat på säsong

När du väljer en meny bör säsongen på året spela en stor faktor i vad för typ av mat och dryck som ska serveras. Ta i beaktning vilka råvaror och ingredienser som är bäst för säsongen när eventet ska hållas.

6. Överväg etniska menyer

Planera evenemang med etniska menyer är alltid ett populärt val. Det tillåter dig som eventplanerare att servera regionsspecifik och internationell mat och dryck på ditt event, vilket kan behaga dina gäster och få ditt event att sticka ut från mängden. Vanliga etniska menyer inkluderar:

• Asiatiskt
• Franskt
• Tyskt
• Grekiskt
• Italienskt
• Mexikanskt

7. Välj en meny som passar eventschemat

Ibland kan klockan vara din främsta guide för att bestämma vilken typ av meny och mat som ska serveras. Välj mat och menyalternativ som bäst passar eventschemat. Här är några generella riktlinjer och tips för att planera evenemang om vad för mat passar för hur mycket tid ni har planerat för måltiden:

• Lunchlådor: Take-away eller måltider runt 30 min
• Tallriksservering: Kräver oftast minst 1,5 timmar
• Bufféer: Kräver runt 1 timme

8. Planera för en bekväm rumsuppsättning

Välj en passande rumsuppsättning som stödjer dina eventmål och den schemalagda måltiden. Om du server en måltid kommer borden vara fyllda med använt porslin och glas såväl som mappar, anteckningsblock och pennor. Om du håller en separat cocktailreception, var medveten om att cocktailbord enbart kan hantera mindre tallrikar och glas. Det är viktigt att välja det bästa rummet och bordsuppsättningen för att tillåta gästerna att röra sig utan problem. Här är några tips att överväga:

• Uppsättningen för styrelserum bör vara för max 15 personer
• U-formade och rektangulära bordsuppsättningar främjar diskussion men är också mindre ackommoderande för bufféer
• Klassrumsstilen är perfekt för presentationer
• Bankettstilen främjar mindre gruppdiskussioner

Oavsett uppsättning, planera för att gästerna ska kunna röra och sprida ut sig. Till exempel är det rekommenderat att alltid ordna med ett större bankettbord än vad som egentligen krävs.

9. Tänk på presentationen av mat och dryck

Det är sagt av världens främsta kockar att vi äter med våra ögon och näsa innan vi faktiskt smakar maten. Oavsett om maten server på tallrik eller buffé så behöver den vara visuellt tilltalande. Presentationen av maten ska få gästerna att vilja äta den. Det betyder linnedukar och dekorationer som kompletterar måltidens tema och rätter.

Få hjälp av Stockholm Food att planera ditt event

Kontakta Stockholm Food idag för att beställa catering när du ska planera ditt nästa event. Vi hjälper dig från start till mål där vi hjälper dig skapa en meny perfekt anpassad för dina gäster och evenemangets tema.